Đây là những gì mình học được từ chương trình International CEO Forum hôm 2/10/2016 vừa rồi, chủ đề của chương trình xoay quanh việc nâng cao hiệu suất làm việc cá nhân và đội nhóm cho các CEO, nhà quản lý, mentor đến từ tổ chức PEP World Wide.
Mở đầu phần này với một câu nói từ Kerry Glesson : " người thành công chấp nhận làm những việc mà hầu hết mọi người đều không thích làm nó và làm cho bằng được bằng mọi giá" ví dụ như dậy sớm chẳng hạn.
Ngài Kerry chỉ ra nguyên nhân gây giảm hiệu suất cá nhân đến từ sự trì hoãn và thói quen làm việc không có kế hoạch cụ thể. Nguyên tắc để vượt qua việc này cần nhớ 3 chữ nếu cảm thấy mình đang muốn trì hoãn điều gì đó "DO IT NOW".
Những nguyên tắc bạn cần nhớ để chống lại sự trì hoãn và nâng cao hiệu suất làm việc :
✍ 1. Chạm đến tức thì : khi bạn đã tiếp xúc với 1 công việc, hãy làm ngay nó rồi hãy tiếp xúc với những công việc tiếp theo, cụ thể là email hoặc những kênh thông tin giao việc của bạn, nếu bạn cảm thấy không thể làm được ngay hãy đừng đọc nó, ngoài ra chúng ta thường có thói quen đọc email, sau đó để đó xử lý sau, và sau đó bạn lại mất thời gian để đọc lại thông tin đó 1 lần nữa trong khi đã mất time đọc nó trước đó, việc này còn dẫn đến hậu quả rất có thể bạn quên luôn cái email đó nếu ko nhấn "mark unread"
✍ 2. Chia nhỏ việc ra : khi một công việc cần làm nhiều hành động để hoàn thành, bạn phải chia nhỏ nó ra đến mức không thể chia thêm, chỉ khi đó bạn mới đánh giá đúng về mặt thời gian và rủi ro, khi đó sẽ tránh trường hợp bạn không đủ thời để làm hoặc xảy ra các sự cố không dự đoán được.
✍ 3. Lên lịch trình giải quyết cụ thể : việc lên lịch làm việc rất quan trọng, khi bạn có kế hoạch bạn mới có thể nói "không" với những việc ngoài lề và "kiểm soát được cuộc đời bạn" vì nếu không có kế hoạch rõ ràng, người khác sẽ lên kế hoạch dùm bạn đồng nghĩa bạn mất kiểm soát cuộc sống của mình. Lưu ý quan trọng nhất ở phần này : Nếu bạn lên lịch làm việc cho 8 tiếng hãy chỉ lên kế hoạch cho từ 4-5 tiếng, như vậy bạn sẽ có sự linh hoạt, tránh được những việc ngoài ý muốn làm vỡ kế hoạch, vì hãy nhớ nếu kế hoạch A bị vỡ sẽ đồng nghĩa kế hoạch B của ngày tiếp theo cũng vỡ theo.
Sắp xếp công việc theo Ma Trận công việc :

ở nhóm I bạn chỉ dành 20% thời gian

ở nhóm II bạn cần dành 60% thời gian để xử lý, vì nếu bạn không hoàn thành nhóm II thì những việc đó nó sẽ chuyển qua nhóm I và lúc này bạn sẽ luôn ở trong trạng thái "tôi quá bận" và Stress, khi tinh thần bạn không tốt, hiệu suất làm việc sẽ giảm xuống.

ở nhóm III bạn cần giao việc cho người khác đảm nhận thay mình.

ở nhóm IV bạn cần loại bỏ nó đi vì đây là những việc không mang lại cho bạn giá trị và vô cùng mất thời gian và sự tập trung.
✍ 4. Tập trung : nếu như bạn lên lịch từ 4-5 tiếng cho thời gian làm việc 8 tiếng như trên, bạn cần cam kết tập trung 100% xử lý trong các khoảng thời gian đã lên lịch, nói không với các công việc không quan trọng gây mất sự tập trung của bạn.
✍ 5. Sắp xếp mọi thứ xung quanh 1 cách khoa học : tài liệu, bút, sổ tay, con dấu... những thứ bạn thường xuyên cần đến và sử dụng, hãy đặt nó ở nơi gần bạn nhất và dễ thấy nhất. Những tài liệu lưu trữ trong máy tính và Cloud hãy tổ chức sao cho khoa học, những tài liệu quan trọng thường xuyên sử dụng phải đặt ở nơi ưu tiên hiển thị.
✍ 6. Phải lựa chọn những gì thực sự quan trọng : những vật dụng, file, giấy tờ không còn giá trị hãy vứt bỏ hết, đừng để những vật dụng không quan trọng và ít sử dụng xung quanh bạn, vì nó sẽ cản trở bạn khi bạn phải cố đi tìm những thứ thực sự cần thiết, Cân nhắc xử lý những công việc thực sự quan trọng với công việc của mình.
☀ Những nguyên tắc quan trọng khi làm việc bằng Email :
- Không "check email" hãy "do email".
- Nhắm mở ra mà có thời gian để làm nó thì hãy mở.
- Tạo thư mục riêng cho những email không thể xử lý ngay, nếu có những loại email đó thì ném vào đó, và có lịch cố định để xử lý các email loại này.
- Trong khoảng thời gian đang xử lý 1 email, hãy tắt thông báo từ các email mới, nó sẽ gây mất tập trung khi bạn đang làm.
Phương thức quản lý thời gian của PEP :
- Không còn thư nào chưa xử lý trong hộp thư đến
- Tắt chuông điện thoại khi họp
- Luôn giữ những thứ bạn hay sử dụng gần bạn
- Luôn sắp xếp mọi thứ gọn gàng và không lãng phí thời gian để tìm những thứ bạn cần
- Không để các buổi họp tiêu tốn quá nhiều thời gian của bạn
- Tắt hết các thiết bị hay thông báo khi bạn đang tập trung xử lý công việc
- Đặt thời gian xử lý email thay vì bạn phải check nó thường xuyên
- Sử dụng check list "ai làm việc gì khi nào" để quản lý công việc
- Làm việc khó khăn nhất trước để hạn chế sự trì hoãn
- Thường xuyên kiểm tra lịch làm việc trước khi nhận việc mới
- Lên lịch làm việc theo tuần và cập nhật nó mỗi ngày
- Khi bạn có nhiều công việc để làm, hãy tập trung làm 1 việc hoàn tất rồi hãy chuyển sang việc khác
- Viết nhật ký công việc mỗi ngày và ghi nhận các công việc đã hoàn tất .
Những qui tắc để bạn có thể hoàn tất các mục tiêu mà bạn đặt ra :
☀ Cam kết 100% với những mục tiêu mình đặt ra.
- Làm chủ được bản thân mình (có kế hoạch làm việc rõ ràng)
- Thách thức sự ì ạch, trì hoãn, luôn làm việc với tinh thần "DO IT NOW"
- Yêu việc bạn đang làm.
- Luôn bắt đầu từ kết quả bạn mong muốn, bạn cần hình dung rõ ràng mục tiêu của mình trước khi bắt đầu thực hiện nó.
Qui tắc SPAM khi thực hiện bất kì mục tiêu nào
Do SPAM
- Serious : nghiêm túc với mục tiêu bạn đang làm
- Plan : lên kế hoạch rõ ràng và sắp thứ tự ưu tiên
- Action (right) : hành động đúng, nếu chưa biết như nào là đúng thì nên modeling những người thành công, những bậc thầy trong lĩnh vực của bạn hoặc học các chương trình uy tín.
- Maintain : duy trì hành động đến khi đạt được mục tiêu, không tri hoãn.
Think SPAM :
- Stay Positive : sống tích cực
- Active : chủ động
- Motiveted : tạo động lực cho bản thân, luôn không ngừng thúc đẩy bản thân tiến về phía trước.
Một số kiến thức hay ngoài lề từ các Mentor :
- Cần lặp lại hành động 21-26 lần để trở thành thói quen
- Những việc dễ thì thường không dễ để làm
- Đừng làm việc chăm chỉ, hãy làm việc thông minh
- Đừng cố nhớ bất kì thứ gì, hãy ghi nó lại để đầu bạn nhẹ nhàng hơn, khi đó năng lượng sẽ được dành để hoàn thành công việc
- Kiến thức cần được kết hợp với hành động đúng + sự kỉ luật mới mang lại kết quả
- Chính là sức khoẻ của bạn, nếu sức khoẻ bạn không tốt, bạn sẽ không có năng lượng để giải quyết công việc, thì cho dù bạn sắp xếp mọi thứ ổn đến đâu cũng không bao giờ cải thiện được tình hình.
- Phòng ngủ không được có 3 thứ : tivi, laptop và điện thoại
- Hãy để ở đầu giường và nhà vệ sinh 1 quyển sổ, vì ở 2 nơi này thường bạn hay có những ý tưởng tuyệt vời.
- Đừng mang công việc về nhà, hãy dành thời gian cho bản thân nhiều hơn, cân bằng cuộc sống là chìa khoá tăng năng suất bản thân quan trọng nhất.
Còn nữa.....................
Nguồn: TRUONG THANH DAT·3 THÁNG 10 2016